14 porad jak korespondować przez email

Kiedyś dużo korespondowałem przez pocztę. Korespondencja przez pocztę rządziła się swoimi regułami. Miało się dużo więcej czasu na przemyślenie odpowiedzi. Czas przesyłki wręcz do tego zachęcał, żeby pomyśleć nad tym co się pisze i do kogo. Przez Internet łatwiej wysłać wiadomość i uzyskać odpowiedź. No właśnie, ale jak upewnić się że uzyska się odpowiedź?

Post Olgierda pt. “Potencjalne skutki rejestracji na szajsowatym forum” zainspirował mnie do paru zdań na temat korzystania z mejli. Chodzi mi tutaj o korzystanie z mejli od strony osoby wysyłającej. Pracownika, autora strony albo forum. Parę wskazówek o których chyba warto pamiętać, aby korespondencja przez maila była przyjemnością.

1.  Zbieranie mejli ze stron

Zbieranie mejli ze stron jest dosyć ryzykowne. Można użyć nawet gotowe programy do zbierania mejli. Jeżeli jeszcze automatem wyślesz do wszystkich mejla to może zdarzyć się parę nieciekawych rzeczy: Twój dostawca konta e-mail może wyciąć 99% Twojej korespondencji. Twój mejl może zostać dodany do spamlisty, przez co już nikt nie dostanie mejla od Ciebie. Jeżeli więc zbierasz już mejle ze stron, mejle powinny być pisane pojedynczo do każdej osoby. Mejl powinien być raczej indywidualny. Pierwszy mejl nie może zawierać ofert czy innych rzeczy. Po prostu powinien być zapytaniem czy dana osoba chce otrzymywać od Ciebie następne mejle. Jeżeli nie uzyskasz od danej osoby zgody, po prostu nie wysyłaj jej więcej wiadomości. Nie zapewnia to w 100% że nie trafisz na spamlistę, ale stosując się do tych zasad pokażesz, że szanujesz swojego odbiorcę.

2. Mejle masowe

Jeżeli wysyłasz np. do swoich partnerów wiadomość o jakimś wydarzeniu, nie wysyłaj ich w polu “DO”. Parę miesięcy temu mój mejl w ten sposób został udostępniony kilkudziesięciu losowym osobom, które zapisały się na newsletter kina. Później ktoś wykorzystał tą bazę do spamowania. Kino przeprosiło, ale niesmak pozostał. W programach pocztowych pole do masowego mejlingu to BCC albo UDW. W pole “DO” wpisujesz np. swój adres e-mail, a w pole BCC mejle odbiorców. W ten sposób jeden odbiorca nie będzie mógł zobaczyć adresów innych odbiorców wiadomości.

3. Newsletter

Czytaj podobne  Barszcz Sosnowskiego - jak rozpoznać i się chronić przed wszechobecną Zemstą Stalina?

W każdej książce o marketingu jest napisane że newsletter to świetne narzędzie. Niestety nie w każdej jest napisane jak newsletter powinien wyglądać. Newsletter powinien mieć opcję wyrejestrowania się w stopce. Po wyrejestrowaniu się czytelnik powinien dostać informację że został pomyślnie wyrejestrowany z newslettera. Jeżeli ktoś wypisał się z newslettera powinieneś wykasować ze swojej bazy danych mejla tego użytkownika

4. Mejl firmowy

Mejl firmowy powinien zawierać stopkę z informacją o nazwie firmy i inne niezbędne dane. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dodatkowej lekturze na końcu tego posta.

5. Tytuł

Tytuł mejla powinien zawierać dokładną informację o tym o czym piszesz. Nie tak jak można spotkać na forach “Mam problem z Windowsem” albo “Mam pytanie”. Obowiązuje taka zasada, jeżeli nie da się zatytułować mejla to znaczy że jest to paplanina bez sensu. Jeżeli zawiesza Ci się router napisz “Zawiesza mi się ruter <nazwa_rutera>”. Jeżeli chcesz się dowiedzieć jakie są zarobki napisz “Pytanie o zarobki programisty”. Ogólnikowe tematy raczej zniechęcają, bo wskazują że autor nie potrafi wyartykułować o co mu chodzi. jeżeli nie potrafi tego w temacie, nie ma co liczyć że mejl będzie wartościowy i ciekawy. No a ludzie czytają mejle, bo oczekują czegoś wartościowego i ciekawego.

6. Odpowiadanie na mejla

Jeżeli odpowiadasz na mejla pamiętaj żeby na początku było “Re:” albo “Odp” i treść wiadomości podstawowej. W takim wypadku odbiorca będzie wiedział że jest to kontynuacja konwersacji a nie zupełnie nowy temat. Chętniej otworzy takiego mejla.

7. Gdzie trzymać pocztę

Po pierwsze powinno się pamiętać login i hasło do skrzynki. To jest absolutna podstawa. O której o dziwo wszyscy zapominają. Nie wiadomo czy śmiać się czy płakać jak duża firma zapomina o ustawieniach skrzynki i nie ma dostępu do korespondencji od swoich klientów.

Po drugie mejle powinny być trzymane zawsze w 2 miejscach na raz. Służy do tego np. robienie kopii zapasowych. Można też ustawić tak program pocztowy żeby ściągał mejle na dysk, ale zostawiał kopie na serwerze poczty. Dzięki temu utrata jednego miejsca nie powoduje utraty całej korespondencji. Utrata korespondencji jest jak internetowe hara-kiri.

To samo dotyczy kontaktów – zawsze w 2 miejscach. Każdy program pozwala na eksportowanie kontaktów. Jeżeli utrata korespondencji jest hara-kiri, to utrata kontaktów jest jak niecelny atak kamikadze.

8. Przepełnienie skrzynki i inne problemy

Czytaj podobne  Twórca Odsiebie.com zatrzymany - komentarz

Jeżeli masz przepełnioną skrzynkę na serwerze, to nie dostaniesz żadnego nowego mejla. Dlatego warto zostawić na stronie dodatkową ścieżkę kontaktu np. telefon albo gg. Wtedy ktoś może da Ci znać, że masz pełną skrzynkę. Jednak nie ma zawsze takiej pewności. Dlatego warto czasem samemu wysłać sobie mejla z innego konta, żeby sprawdzić czy dociera.

Warto też sprawdzać formularze kontaktowe na stronie. Jeżeli coś zepsuje się, nie dostaniesz korespondencji od klientów. Po prostu wyślij sobie testową wiadomość z formularza kontaktowego od czasu do czasu. Wbrew pozorom to dosyć częsty problem.

9. Aktualizuj mejla na stronie

jeżeli zmieniłeś mejla zaktualizuj go na stronie. Też wbrew pozorom nie jest to takie oczywiste. Widziałem już dziesiątki, jeżeli nie setki stron, gdzie mejle były po prostu przeterminowane. Nie każdy ma czas na szukanie innego sposobu kontaktu. To też kolejny argument żeby oprócz mejla podawać jakiś inny kontakt na stronie.

10. Odpowiadaj na mejle po czasie

Nigdy nie odpowiadaj na mejla “na poczekaniu”. Masz czas na to, żeby 10 razy zastanowić się nad odpowiedzią. Po to są mejle. Do pisania na żywo służą komunikatory. Wysyłając mejla po paru godzinach pokazujesz, że przemyślałeś odpowiedź. Odpowiedź, która przyjdzie na drugi dzień też nie jest zła. Pokazujesz w ten sposób że po prostu odpowiadasz na mejle. Nie za szybko, nie za wolno.

Odpowiedź po 5 minutach jest niezręczna. Pokazuje że siedzisz non stop na mejlu (zamiast np. zajmować się czymś innym). Odpowiedź po tygodniu jest ignorowaniem odbiorcy. Nie odpowiadasz na mejla, nie zostawiłeś żadnego autorespondera. Coś tutaj jest nie tak. Jeżeli masz taki czas odpowiedzi, skasuj mejla i przejdź na korespondencję pocztową. Wyjdzie na to samo.

11. Autoresponder

Jeżeli nie możesz w jakimś czasie odpowiadać na mejle, masz konferencję, szkolenie, urlop to ustaw odpowiedni autoresponder. Autoresponder powinien zawierać informację kiedy będziesz dostępny. Powinien też zawierać kontakt do innej osoby, która przejmuje Twoje obowiązki, albo inny sposób kontaktu z Tobą w danym okresie np. numer komórki.

12. Łącz mejla z innymi sposobami komunikacji

Czasem lepiej omówić pewne kwestie przez telefon albo komunikator. Jeżeli jesteś pewien, że Twój kontakt ma czas i możliwości żeby omówić daną kwestię przez telefon, zadzwoń do niego. Warto jednak każdy inny kontakt podsumować mejlem z tego względu że zostawia on ślad w historii.

Czytaj podobne  Porażka polskich mediów IT: IQ zależy od używanej przeglądarki?

13. Nie pisz “marketingowo”

Niektórym wydaje się, że żeby napisać dobry tekst marketingowy wystarczy lać wodę. Ja tak nie uważam. Co więcej większość takich tekstów jest pisanych na jedną modłę. Pewnie trzeba sięgać po cały arsenał marketingowy żeby napisać tekst o nowym zapachu mydła w ofercie. Jednak jeżeli robisz coś ciekawego i jesteś o tym przekonany, nie potrzebujesz takiego arsenału.

Wystarczy że napiszesz o tym co robisz ciekawego mejla. Wierz mi, to będzie bardziej interesujące dla odbiorców niż 10 mejli pt. chwyt marketingowy. Zrób listę najważniejszych rzeczy o jakich byś chciał napisać. Niech ich będzie na przykład 5. Następnie napisz o każdej z tych rzeczy 3 zdania. Masz już 15 zdań. Jeżeli masz odbiorców zainteresowanych tym co robisz, na pewno przeczytają te zdania. Nie musisz ich zmuszać do tego chwytami marketingowymi albo laniem wody.

14. Dziękuj i bądź kulturalny

Jeżeli ktoś wysłał Ci mejla, podziękuj mu za to. Dostałeś raport roczny, który będziesz musiał przeczytać? Podziękuj nadawcy mejla za wysyłkę, niezależnie od tego czy już przeczytałeś raport czy nie. Kolejnego mejla możesz wysłać już z wnioskami z przeczytania dokumentów itd. Ale od razu warto podziękować nadawcy za czas poświęcony na napisanie mejla.

Gdy przychodzisz na rozmowę o pracę nie przechodzisz od razu na “Ty’. Tak samo podczas korespondencji nie przechodź od razu na “Ty”, jeżeli nie jesteś pewien że możesz. W ten sposób możesz okazać brak szacunku i kultury wobec odbiorcy. A to tak jakby przekreśla Twoje szanse na miły kontakt z odbiorcą. Także w korespondencji mejlowej warto stosować te same zasady kultury i wychowania co podczas zwykłej rozmowy.

To wszystko

No i to by było na tyle. Zachęcam do poczytania poniższych linków gdzie można znaleźć jeszcze parę ciekawych informacji na temat korzystania z mejli. Mam nadzieję, że te porady się przydadzą.

Dalsza lektura:

http://lifehacker.com/software/top/geek-to-live–train-others-how-to-use-email-149156.php

http://www.lifehack.org/articles/technology/10-simple-tips-for-using-email.html

http://www.mediacollege.com/internet/email/tips.html

Przeczytaj też

Jak rozpoznać najmądrzejszą osobę w pokoju Jak rozpoznać najmądrzejszą osobę w pokoju? Jeśli chcesz wiedzieć jak zobacz jakie jest 9 metod, które mogą Ci w tym pomóc! Popatrz...
Który telefon wybrać? 10 rad, co wziąć pod uwagę!... Co jakiś czas zmieniamy telefony, np. gdy kończy się umowa. Czym się kierować, aby następny telefon był jak najlepszy? Dowiedz się teraz! 1. Bate...
Jak zdać prawo jazdy? Chcesz wiedzieć jak zdać? Dowiesz się z tego tekstu. Niedawno zdawałem prawo jazdy, więc stwierdziłem, że podzielę się moimi radami odnośnie tego j...
Odzyskanie pamięci z katalogu system Androida Dowiedz się jak odzyskać pamięć z katalogu system i cache. Mam Wildfire S. Po zainstalowaniu CyanogenMod 9 okazało się, że jak wywalę niepotrzebne ...
Komplet 7 poradników na #Halloween 2013: dekoracje... Kompletny zestaw 7 poradników na Halloween 2013: dekoracje, pomysły, inspiracje, przepisy, przebrania. Przygotuj się na Halloween 2013! Prz...
Napisano w Kolumna Tagi: , , , , , , , , , , , , , ,

Menu