10 rad jak zarządzać lepiej swoim czasem

1. Kalendarz

Zacznij zapisywać w kalendarzu (np. Google Calendar, albo kalendarzu papierowym) wszystko co robisz w ciągu dnia. Niekoniecznie każdą 5 minutową czynność. Ale jeśli coś zajmuje więcej niż 15, czy 30 minut zapisz sobie to w kalendarzu. Celem tego zajęcia jest zrozumienie, na co poświęcasz najwięcej czasu w ciągu dnia, tygodnia, bądź miesiąca. Na początku zapisywanie każdego zajęcia może wydawać się żmudne. Ale wkrótce zobaczysz, że szybko stanie się to zdrowym przyzwyczajeniem, które pozwoli Ci uwolnić czas. Po kilku dniach będziesz mógł/mogła zobaczyć na co poświęcasz najwięcej czasu i aktywnie poszukać sposobu, aby swój czas wykorzystać na najważniejsze dla Ciebie zajęcia albo znaleźć odpowiednią równowagę życiową między różnymi aktywnościami.

2. Planuj działania

W codziennym natłoku zajęć okazuje się, że zajęcia trudne, ale ważne, odsuwamy na dalszy plan. W efekcie nigdy ich nie realizujemy. Dotyczy to szczególnie długofalowych planów, które wymagają działań rozłożonych na dłuższy okres czasu. Wtedy mamy tendencję do przegapiania momentu, gdy powinniśmy zadziałać. Dlatego zapisuj sobie w kalendarzu czas, gdy zajmiesz się określoną sprawą. Bądź ze sobą szczery/a. Jeśli zapisałeś/aś, by zająć się sprawą we wtorek od 12.00 do 13.00, to odłóż inne sprawy i zajmij się tym, co zaplanowałeś/aś. Czy na umówione spotkanie z klientem byś nie przyszła, bo by było coś ważniejszego? Nie. Dlaczego więc miałbyś/abyś nie przychodzić na spotkanie z samym/samą sobą? Dotrzymuj obietnic, które sobie złożyłeś/aś. A zobaczysz, że wkrótce zaczniesz działać lepiej i pewniej. Ponieważ będziesz realizować swoje plany konsekwentnie, a sukcesy będą to wynagradzać!

3. Przenieś czas na ważne rzeczy

Pracując mamy tendencję do szybkiego wpadania w wir bieżących wydarzeń. Na koniec zostawiamy zajęcia, które są naistotniejsze. A gdy drobnostki zajmą cały dzień? Ważne sprawy na tym cierpią. Dlatego zmień zasady gry. Wybierz połowę z czasu, którym dysponujesz na sprawy istotne. Jeśli jesteś manadżerem zarezerwuj połowę dnia na planowanie strategiczne, analizę finansów, ustalanie strategii, sprawdzanie postępów w rozwoju firmy. Na rzeczy ważne. A drugą połowę na sprawy inne: np. na odpowiedź na tego mejla od klienta, albo omówienie czegoś z pracownikiem. Bądź w tym konsekwentny, rezerwując czas na sprawy ważne, będą one szły do przodu. Szybko zauważysz, że obojętnie, czy na sprawy drobniejsze zostawisz sobie 8 czy 4 godziny dziennie i tak sobie poradzisz!

4. Zanim zaczniesz przestań!

Co robisz po przyjściu do pracy? Zabierasz się od razu do niej? Źle! Najważniejsze co trzeba zrobić na początku dnia to ustalić plan działania. Czy Ewka czeka na mejla od Ciebie, co wstrzymuje ją przed dalszą pracą nad wieżowcem? W tej sytuacji będzie poszkodowana, gdy zdecydujesz się zacząć od przeglądania kolekcji kolorów ścian do nowego biura! Zaplanuj rano, co będziesz robić w ciągu dnia. Uczciwie przydziel czas na konkretne zadania. Nie tylko pozwoli Ci to ze spokojem pracować nad kolejnym rzeczami, ale też da satysfakcję, że dobrze zaplanowałeś/aś czas i zrobiłaś wszystko w terminie! A każdy kto potrzebuje coś, zawsze wie, kiedy może się tego spodziewać od Ciebie i ma do Ciebie zaufanie!

5. Ustalaj cel rozmów i spotkań

Każda rozmowa telefoniczna, osobista, spotkanie z kontrahentem to okazja do spędzenia czasu. Spędzenia mnóstwa czasu. Spędzenia czasu bezproduktywnie. Przed każdą taką okolicznością ustal z rozmówcą co będzie celem spotkania, jakie ustalenia chcecie wspólnie rozstrzygnąć i ile czasu ma trwać spotkanie bądź rozmowa. W ten sposób każda rozmowa i spotkanie zmierzać będzie szybko i sprawnie do celu. A każda ze stron będzie miała poczucie dobrze wykorzystanego czasu.

6. Wyłącz wszystko!

Obecnie każde urządzenie stara się kupić naszą uwagę. Telefon, na który dzwoni telemarketer. Komórka, która powiadamia, że się rozładowuje. Spamer, który wysyła nam ofertę. Aplikacje społecznościowe, Facebook, Twitter, które powiadamiają nas nieustatannie o wszystkim co dzieje się na świecie. Jaka jest tajemnica ludzi sukcesu? Pierwsze co robią to wyłączają wszystkie powiadomienia, wszystko co im przeszkadza w skupieniu uwagi. Koncentracja to nie balon, nie można go nadmuchiwać w nieskończoność. Jeden dzwonek może go przekłuć. Jeśli chcesz być efektywny/a i dobrze zarządzać czasem wyłącz wszystkie powiadomienia. Zainstaluj dobry filtr antyspamowy. Ustaw pocztę tak, by odbierać ją tylko wtedy, gdy chcesz, a nie dostawać powiadomienie o każdym mejlu! Od tego czy odpowiesz natychmiast na mejla, albo na telefon przeważnie nie zależy niczyje życie, a na pewno nie zależy sukces Twoich projektów. Daj sobie czas na odpowiedź na mejle i telefony, chociażby aż skończysz to nad czym pracujesz.

7. Odetnij się

Jeśli musisz coś zrobić w tym momencie i nie możesz tego odłożyć stań się mistrzem asertywności. Wytłumacz krótko osobom, które coś potrzebują, sytuację i wróć do swojego zadania. Rozłączaj telefony, nie odbieraj mejli. Nie rób nic innego. Sytuacja wymaga, byś skończył/a zadanie ASAP. Świat nie zawali się, jeśli przez godzinę będziesz robić to, co ekstremalnie tego wymaga. A dwóch pożarów żaden strażak nie ugasi naraz.

8. Nie rób list intencyjnych

Masz pomysły na zrobienie wielu rzeczy, czasem ważniejszych, czasem drobniejszych. Dobrze, że masz ten program do zapisywania zadań. Po miesiącu przestajesz tam zaglądać, bo z każdego kąta wyglądają zadania, które przypominają Ci, jak wiele nie udało Ci się zrobić. Ba! Części już nawet nie rozumiesz. Jeśli widzisz, że zalega jakieś zadanie - wyrzuć je. Nie bój się tego. Jeśli było ważne, znowu pojawi się okoliczność przypominająca Ci o tym. A jeśli zadanie: "zmiana czcionki dokumentu na Comic Sans" przepadło? Może od początku nie było takie ważne.

9. Ustal limity

Do każdego zajęcia przydziel czas i nie przekraczaj go. Jeśli przypisałeś/aś na zebranie danych o sukcesach klasy, której jesteś wychowawczynią godzinę, to poświęć maksymalnie tyle czasu. A co jeśli minęła godzina? Czas stop! Zaplanuj sobie ciąg dalszy w inny dzień, ale tylko jeśli uznasz, że to potrzebne. Albo przedłuż czas znowu o określoną ilość, jeśli tak zdecydujesz. Ale pilnuj czasu i bądź konsekwentny/a, żeby raz na określony czas podejmować decyzję co robić dalej.

10. Planuj zawsze mniej czasu, niż potrzebujesz

To jedna z najważniejszych tajemnic skuteczności. Zawsze staraj się planować na zadanie trochę mniej czasu, niż faktycznie uważasz, że poświęcisz. Jeśli coś masz wykonać do piątku, zaplanuj, że zrobisz to do czwartku. Zobaczysz wtedy jak wszystko się zmienia. Coś co zajmowało kilka dni, zajmie o jeden dzień mniej, co kilka godzin, dwie godziny. Gdy narzucasz sobie krótszy czas, nagle okazuje się, że umysł układa wszystko by zdążyć na czas. Ludzi umysł nie lubi niczego bardziej niż prokastrynacji i wygranych!

To nasze porady na lepsze zarządzanie czasem. Mamy nadzieję, że się Tobie przydadzą! Jeśli podoba Ci się ten poradnik udostępnij go znajomym! Jeśli chcesz poznać więcej fascynujących i skutecznych metod, zachęcamy do zakupu tego ebooka: